Estrutura racional da comunicação

1. Emissor Pessoa que está emitindo a mensagem num determinado momento. Fatores a serem considerados: •Motivação – A apresentação pode ser feita para fornecer/ obter informações, para convencer o grupo sobre uma nova idéia, para “vender” um serviço, para apresentar resultados, etc. •Credibilidade – O grau de aceitação da mensagem será diretamente proporcional ao conhecimento do orador quanto ao assunto. •Desempenho – Uso correto da expressão verbal e não verbal para comunicar-se com os outros. 2. Receptor É a pessoa ou grupo de pessoas situadas na outra ponta da cadeia de comunicação que recebe a mensagem e a interpreta internamente, manifestando externamente essa interpretação. O receptor faz o caminho inverso, isto é, parte dos significantes até alcançar a intenção de significação. Por isso, o levantamento das características do público alvo deve incluir todas as tentativas de se obter o máximo de informações possíveis sobre ele: número de pessoas presentes, sexo, idade, raça, profissão ou função na empresa, formação, nível de instrução, conhecimento sobre o assunto que será tratado, antecedentes relevantes e expectativas ou necessidades. 3. Mensagem Elo entre o emissor e o receptor; objeto da comunicação; tradução de idéias, objetivos e intenções; a mensagem deve ser preparada em termos de: •Conteúdo: Refere-se ao que será dito a respeito de um determinado assunto. O primeiro passo é definir o objetivo da apresentação; em seguida, tendo em mente as características do receptor e o tempo disponível, deve-se selecionar as idéias mais importantes que serão apresentadas, isto é, priorizar as idéias relevantes. •Estilo: Está relacionado à maneira como será apresentado o conteúdo. O estilo poderá variar desde o mais informal até o mais formal. O orador poderá optar por utilizar uma linguagem coloquial (expressões populares), ou uma linguagem mais formal, dependendo do público, do local, da ocasião e do objetivo da apresentação. •Estrutura: Diz respeito à organização da mensagem. Uma mensagem bem organizada apresenta todos os seus elementos ligados logicamente entre si. É importante dividir a apresentação em três partes: introdução (atraente e convidativa), um corpo (conciso, claro e coerente) e uma conclusão (enfática e breve) •Código - Conjunto de regras de combinação que geram compreensão. O emissor lança mão do código para elaborar sua mensagem, realizando a operação de codificação. O receptor identificará esse sistema de signos, fazendo a operação de decodificação, somente se o seu repertório for comum ao do emissor. Portanto, é importante que você analise bem o seu público alvo para ter certeza de que ele conhece o código utilizado. •Canal - Veia de circulação da mensagem; via escolhida pelo emissor, através da qual a mensagem circula. Quando se faz uma apresentação, a mensagem pode ser transmitida de diferentes formas, por exemplo: visual-gestos, movimentos do corpo, expressões faciais postura, tom de voz, variação de altura e intensidade vocal, manipulação de objetos. A comunicação ocorre, então, através dos órgãos dos sentidos: audição, visão, tato, olfato e paladar. A seleção inadequada do canal pode levar à ineficácia da comunicação. O emissor deve se perguntar: essa mensagem deve ser escrita? Ou devo comunicá- la pessoalmente? Ou ainda pelo telefone? •Feedback - Sinais perceptíveis que permitem ao emissor conhecer o resultado de sua mensagem: se foi recebida ou não; se foi compreendida ou não. Funciona como intercâmbio entre emissor e receptor; faz com que a comunicação torne-se um processo bilateral; inclui a reação do receptor à mensagem transmitida. Durante uma apresentação o orador poderá perguntar aos espectadores se estão compreendendo a mensagem. Poderá observar se as pessoas não estão reagindo como o esperado, isto é, estão inquietas, agitadas, distraídas, ou indiferentes. Ou então, observar se elas participam, sorriem, acompanham seu raciocínio com meneios de cabeça. É muito importante ficar atento aos sinais reguladores, e interpretá-los adequadamente para dar o melhor andamento possível à apresentação. 4. Ruído Interferências no processo de comunicação, que resultem em distorção da mensagem. O ruído pode ser externo e de natureza física. Ou pode ser interno, tendo sua origem no receptor ou ainda no próprio emissor. A interferência externa pode se apresentar sob forma de um som: pessoas falando, tosse, riso, acústica, ventilação ou iluminação, barulho das cadeiras ou nos equipamentos, ruídos da sala ao lado, do corredor ou do trânsito. Algumas dessas interferências estão fora do controle do emissor e o máximo que se possa fazer é tentar adaptar-se a elas. 5. Contexto Constituído pelo local e ocasião da apresentação, isto é, pelo ambiente físico e psicológico onde a comunicação está ocorrendo. Sempre que possível, é importante conhecer o local da apresentação com antecedência. Dessa forma, algumas alterações que julgar necessárias, poderão ser eliminadas. Você poderá planejar sua movimentação na sala, a posição correta dos equipamentos, a utilização do microfone, etc.